Wo fängt man mit einem effektiven Zeitmanagement an? Wie kann man die Arbeitszeit mit modernen Hilfsmitteln optimieren? Hier geht es um Anwendungen, die die Produktivität und das Zeitmanagement bei der Durchführung von Projekten oder anderen Aufgaben erhöhen.
Wer würde nicht gerne besser und effektiver arbeiten und gleichzeitig mehr Zeit für sich und seine Familie haben oder einfach nur mehr Zeit, um seine Hobbys auszuleben wie Videospiele oder der Besuch im Online Casino. Oft kommt das Privatleben bei zuviel oder unorganisierter Arbeit zu kurz. Unabhängig von der Verbesserung des Komforts der täglichen Arbeit bedeutet eine bessere Organisation und ein besseres Zeitmanagement oft auch eine Verbesserung unserer Finanzen. Zeit ist Geld – und das ist keineswegs nur eine Volksweisheit – jeder von uns kann sich leicht ausrechnen, wie viel eine Stunde oder ein Arbeitstag wert ist.
Evernote - das große Notizbuch
Eine der beliebtesten Anwendungen heutzutage, die oft als „großes Notizbuch“ bezeichnet wird, ist Evernote. Diese App wird in erster Linie verwendet, um Informationen und Daten zu sammeln und zu speichern, die für uns relevant sind. Das Programm ermöglicht es Ihnen, beliebige Dateien zu speichern, indem Sie neue Dokumente in Form von Textnotizen erstellen.Die Anwendung beinhaltet auch:
- die Möglichkeit, Sprachnotizen zu erstellen, die Sie mit einem Tag versehen können, um sie später leichter wiederzufinden;
- die Möglichkeit, Visitenkarten, Teile von Büchern oder Zeitschriften zu fotografieren;
- die Funktion, Screenshots zu machen und zu speichern und Fragmente von Artikeln zu kopieren, die markiert oder gefärbt werden können;
- vom Nutzer eingegebene Elemente, die nicht nur auf dem Computer (Handy), sondern auch im Internet Konto gespeichert werden;
- die Möglichkeit zu kommentieren und zu beschreiben;
- die Möglichkeit, eine Liste von Aufgaben und Erinnerungen zu erstellen
Die erweiterten Versionen – Evernote Plus und Premium – enthalten zusätzliche Funktionen wie: größere Datenübertragungsgröße (1 GB und 10 GB), die Möglichkeit, den Inhalt von Textdokumenten zu durchsuchen und PDF-Anmerkungen oder automatische Datenerkennung auf gescannten Visitenkarten. Bei diesen Versionen müssen Sie jedoch eine Jahresgebühr entrichten.
Trello - Leicht zu bedienen
Hier handelt sich um ein kostenloses Programm, mit dem sich die meisten Angelegenheiten leicht organisieren lassen. Mit dieser Anwendung kann man leicht an Projekten zusammenarbeiten, ohne dass man z. B. E-Mails austauschen oder Tabellenkalkulationen gemeinsam nutzen muss. Dieses Tool wird die Korkplatte an der Wand erfolgreich ersetzen. Auf vielen Tafeln können wir Karten mit Informationen platzieren, die in Listen unterteilt und für ein bestimmtes Team sichtbar sind.Die Anwendung ermöglicht es, Aufgaben nach ihrer Art zu unterteilen und sie bestimmten Abteilungen zuzuweisen. Sie erleichtert auch den Austausch von Informationen und die Kommunikation zwischen Personen, die im Rahmen der Planung der jeweiligen Aktivität an denselben Aufgaben arbeiten.
Die grundlegenden Konzepte, die zur Navigation in dieser Anwendung benötigt werden, sind:
- Karte – das Äquivalent eines Notizzettels;
- Liste – ein Satz von Karten, die visuell verknüpft werden können;
- Tafel – ein Ort, an dem Listen mit Karten abgelegt werden;
- Team – eine Sammlung von Arrays
- Trello wird von Chrome, Firefox, Safari und Internet Explorer unterstützt. Für Trello muss man sich registrieren oder mit einem Google-Konto anmelden. Es gibt auch kostenpflichtige Versionen, die das Niveau der Datensicherheit oder die Arbeitskapazität einer größeren Anzahl von Personen erhöhen - zahlbar in Form einer jährlichen Gebühr.
Asana - Gute Transparenz
Mit dieser Anwendung können Sie einfach und übersichtlich einen detaillierten Arbeitsplan für die Durchführung jeder Veranstaltung planen. Der große Vorteil von Asana ist seine Transparenz, die es einfach macht, sich zurechtzufinden. Es ermöglicht Ihnen auch die Planung von Aufgaben und Unteraufgaben in Form von z. B. der Möglichkeit, sie in verschiedene Kategorien wie Unternehmen, Kind, Dokumente, Wichtiges usw. zu unterteilen.Als Teil von Asana gibt es Arbeitsbereiche, in denen Sie Ihre Projekte erstellen. In jedem Arbeitsbereich können Sie eine andere Gruppe von Mitarbeitern einrichten (in der kostenlosen Version bis zu 30 Personen). Sie können auch jeder Person vollen Einblick in einen Bereich oder nur eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt gewähren.
Im Projekt hingegen können Listen mit Aufgaben und Unteraufgaben erstellt werden, und jeder Unteraufgabe kann eine verantwortliche Person und ein Datum für die Erledigung der Aufgabe zugewiesen werden. Ebenso können Sie für eine bestimmte Aufgabe Gespräche mit den Personen führen, die ihr zugeordnet sind. Anhänge können hinterlassen werden, Tags hinzugefügt oder ganze Aufgaben mit Farben markiert werden.
Die nützlichen Funktionen dieser App können wie folgt ergänzt werden:
- mit der Möglichkeit, Dateien aus Dropbox und Google Drive anzuhängen;
- mit der Erstellung von Listen aller angehängten Dateien;
- mit der Synchronisierung mit dem Google-Kalender;
- mit einer eigenen mobilen Anwendung, die bei der Arbeit gut funktioniert und der Desktop-Version ähnelt
- Es gibt natürlich noch viele andere Anwendungen, die uns helfen können, uns im Laufe der Zeit zu organisieren und unsere Abläufe, Produktivität zu optimieren. Erwähnenswert sind solche Tools wie:
Toggl – eine Online-Plattform, die dazu dient, die durchgeführten Aufgaben zusammen mit dem Zeitpunkt ihrer Durchführung zu registrieren.
Podio – eine Anwendung, die bei der Verwaltung von Projekten und den damit verbundenen Veranstaltungen und Treffen hilft.
AnyDo – ermöglicht die Erstellung einer Liste von Aufgaben und eine bessere Organisation der zu erledigenden Dinge.
OneNote – Ein Tool, das Evernote sehr ähnlich ist. Diese Anwendung wird verwendet, um Notizen zu erstellen und zu organisieren, Gedanken, Ideen und zu erledigende Aufgaben aufzuschreiben.