8 Tipps zur täglichen Projektorganisation

Die größte Herausforderung bei der täglichen Projektorganisation besteht darin, Prioritäten zu setzen und Schritte in der richtigen Reihenfolge anzugehen. Alles scheint gleich wichtig, alles sollte am besten schon gestern erledigt worden sein. Professionelle Projektplaner erkennen Kausalzusammenhänge und das Ursache-Wirkungs-Prinzip. Damit wissen sie, was sie Punkt für Punkt in welcher Reihenfolge anzugehen haben. Daneben lauern versteckte Zeiträuber im Arbeitsalltag, die es zu minimieren gibt.

1. Gute Vorbereitung durch professionelle PM-Methoden

Gerade umfangreiche Projekte müssen in mehrere Teilschritte und Etappenziele untergliedert werden, um nicht den Überblick zu verlieren. Ein Projektstrukturplan gehört deshalb so sicher zum Projektmanagement wie das ABC zur Schule. Auch PM-Tools wie Netzplantechnik und Gantt-Chart oder eine Context Map verdeutlichen kausale und zeitliche Zusammenhänge. Je genauer Sie im Vorfeld arbeiten, desto leichter fallen alle weiteren Schritte im Tagesgeschäft.

2. Prioritäten richtig setzen

Um die wichtigsten Punkte ihres Arbeitsalltags festzulegen und effizient abzuarbeiten, haben sich folgende Methoden bewährt:

Alpen-Methode
Besonders beliebt ist die Tagesplanung nach der ALPEN-Methode.
Sie notieren alle wichtigen Aktivitäten, Termine und Arbeiten (A), schätzen die dafür benötigte Zeitlänge ein (L), planen dazugehörige Pufferzeiten ein (P), treffen die Entscheidung bezüglich der Prioritäten (E) und führen am Ende des Tages eine Nachkontrolle durch (N). 
Bedenken Sie, dass Pufferzeiten bis zu 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit ausmachen können! Zur Verfeinerung der Methode, kann diese mit weiteren PM-Tools kombiniert werden.

ABCD-Analyse
Hier werden Aufgaben nach Wichtigkeit priorisiert. A bedeutet, dass die Aufgaben sofort erledigt werden müssen, B steht für sonstige wichtige Aufgaben, C beinhaltet meistens Allgemeines wie das Beantworten von E-Mails, D steht für Tätigkeiten, die keine Dringlichkeit haben und ggf. auch delegiert werden können.

Ivy-Lee-Methode
Mit dieser Methode erledigen Sie die sechs wichtigsten Aufgaben des Tages in nur sechs Schritten. Dafür wurde der gleichnamige Erfinder zu Beginn des 20. Jahrhunderts von einem reichen Unternehmer mit 25.000 Dollar belohnt.

Pomodoro-Technik
Singletasking statt Multitasking lautet hier die Devise. Die wichtigsten Punkte Ihrer To-Do-Liste werden in 25-minütigen Blöcken fokussiert abgearbeitet. Dazwischen liegt jeweils ein Erholungszeitfenster von 5 Minuten.

Pareto-Prinzip
Diese auf Vilfredo Pareto basierende Methode zeigt, wie Sie mit 20 Prozent Ihres Aufwandes, 80 Prozent des Umsatzes erzielen können. Bei der Zeit- und Ressourcenplanung wird also darauf geachtet, mit möglichst wenig Mitteln möglichst viel zu erreichen.
 
Timeboxing
Basierend auf dem Parkinson’schen Gesetz, arbeitet diese Methode nach dem Prinzip „Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus, wie ihr Zeit zur Verfügung steht“. Präzise Formulierungen und genau definierten Zeitfenster helfen Ihnen beim Erreichen Ihres Tagesziels.

3. Unnötige Meetings streichen

Meetings gelten kurioserweise als Zeiträuber Nummer eins im Tagesgeschäft. Meistens werden sie zu häufig anberaumt, sind nicht zielführend, es wird viel geredet, aber wenig gehandelt. Wenn Sie Meetings vorbereiten, sollten Sie sich fragen: Was ist das Ziel des Meetings? Sind die erforderlichen Personen eingeladen? Sind alle Informationen aufbereitet? Gibt es einen Moderator, der das Meeting „pusht“? Im Idealfall sollten Sie diese Aufgabe übernehmen. Plus: Muss das Meeting sein? Sinnvoll sind Meetings bei Problemlösungsfragen, zur Ideenfindung oder zur Aufteilung von Aufgaben. Falls es nur um einen allgemeinen Abgleich des Projektstatus handeln sollte, genügt eine Rundmail oder ein Vermerk auf einer Informationsplattform.

4. Sonstige Zeiträuber eliminieren

Surfen im Internet, das Abchecken von Messenger-Nachrichten… vom Arbeitgeber ist dies nicht gern gesehen. Zurecht: Die Zeit, die sich über den Tag summiert, ist häufig viel größer als gedacht. Auch Socialising im Büro, zum Beispiel durch einen ausgiebigen Plausch in der Kaffeeküche, mag zur Aufrechterhaltung eines guten Betriebsklimas wichtig sein. Die Uhr sollten Sie dennoch nicht aus den Augen verlieren. Besser nach der Arbeitszeit noch auf ein Feierabendbier mit den Kollegen losziehen.

5. Schalten Sie auf „Out of Office“

Bei intellektuell anspruchsvollen Tätigkeiten gilt: Bleiben Sie am Ball und lassen Sie sich nicht durch Anrufe oder sonstige Unterbrechungen stören. Einfach die Anrufumleitung auf die Zentrale aktivieren, das Handy ausschalten und ein „Bitte nicht stören!“-Schild an die Tür hängen. Durch Mehrfachbelastungen und häufige Unterbrechungen entsteht negatives Multitasking, einer der Hauptstressoren im Projektmanagement!

6. Schnellere Kommunikation durch strukturierte Datenablage

Achten Sie auf einen aufgeräumten Schreibtisch und vermeiden Sie Aktenstapel. Schneller als Ihnen lieb ist, verlieren Sie den Überblick. Noch wichtiger ist es, digitale Daten gut nachvollziehbar abzulegen, so dass sie bei Bedarf schnell wieder aufgerufen werden können. Gegebenenfalls sollten andere Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen können. Ein Informationsstau kann ganze Projekte zum Erliegen bringen. Dies bestätigen mehrere Zahlen. Bei einer Umfrage des Marktforschungsinstituts innofact sahen 46 Prozent der 1000 befragten Bürofachkräfte die Archivierung und Wiederverwendung von Dokumenten als lästigsten aller Zeiträuber an. Besser: Netzwerkablagen, Clouds sowie eine vernetzte PM-Software erleichtern den Kommunikationsfluss.

7. Auszeiten geben neue Kraft

Menschen sind keine Maschinen, die acht Stunden oder länger hochkonzentriert durcharbeiten können. Achten Sie auf Auszeiten, gönnen Sie sich ein nährstoffreiches, leichtes Mittagessen, laufen Sie in der Mittagspause eine Runde spazieren, gönnen Sie sich bei Bedarf einen kurzen Power-Nap.
Dieser liegt idealerweise zwischen 6 bis 10 Minuten, kann jedoch auf maximal 30 Minuten ausgedehnt werden. Die NASA hat in Studien herausgefunden, dass nach einem halbstündigen Power Nap die Reaktionszeit um 16 Prozent erhöht und die Aufmerksamkeitsausfälle um 34 Prozent verringert werden. Wer mit dem Kurz-Schläfchen nicht zurechtkommt: Ähnliche Effekte erzielen Autogenes Training oder Progressive Muskelentspannung.
Um zu verhindern, dass Sie in den Tiefschlaf fallen, hilft folgender Trick: Halten Sie einen Schlüsselbund in der Hand, wenn Sie Ihr Nickerchen machen. Sobald Sie sich in Richtung Tiefschlaf bewegen, lässt die Hand den Schlüssel los – und sie wachen automatisch wieder auf.

8. Ihr bester Helfer: eine professionelle PM-Software

Sie sind der Mensch, der plant. Doch es ist die Software, die Ihre Planung im Arbeitsalltag ins Konkrete überträgt. Investieren Sie daher in eine intelligente, professionelle PM-Software wie A-Plan. Zeiterfassung, Terminkalender, Kosten- plus Ressourcenplanung und vieles mehr, können Sie hier zentral verwalten. Nützliche Features sind zum Beispiel ein Soll-Ist-Vergleich oder die Projektsteuerung nach dem Ampelprinzip. Falls Deadlines überschritten wurden oder eine Ressourcenknappheit vorliegt, weist eine rote Ampel darauf hin. Doch nicht nur das: Das System zeigt Ihnen auch an, welche Methoden zur Lösung beitragen können, wie eine Personal-Umstrukturierung. Zugleich erleichtert eine PM-Software mit Multi-User- und Multi-Projektsteuerung das Teamwork im Office.
 

Über den Autor - Steffen Jung

Steffen Jung, Leiter Marketing bei braintool software - einem der führenden Anbieter von Projektmanagement-Software, verfügt über langjährige Management-Erfahrung.

Mit der Projektmanagement-Software A-Plan stellt braintool auf dem Markt eine anwenderfreundliche und zugleich preislich attraktive Projektmanagement-Lösung zur Verfügung. Über 120.000 Anwender in fast 20.000 Firmen und Institutionen verlassen sich heute bei Ihrer PM-Planung auf A-Plan. Namhafte Kunden sowie zahlreiche mittelständische und handwerklich orientierte Unternehmen stellen mit A-Plan mehr Planungssicherheit, Effizienz und Transparenz in ihren Projekten sicher.