Der Weg in die Selbstorganisation

Der Weg in die Selbstorganisation ist nicht immer einfach. Doch wie in jedem Prozess macht Übung den Meister. Es gibt kein perfektes Rezept für die Selbstorganisation. Jeder muss für sich selbst entscheiden, welche Methode die Richtige ist. Wir wollen dir allerdings dabei helfen, deine optimale Arbeitsweise zu finden. Hier sind ein paar nützliche Tipps.

Erstelle To-do-Listen

To-do-Listen helfen dir dabei deinen Arbeitstag zu planen. Am besten bereitest du deine To-do-Liste schon am Vorabend für den nächsten Tag vor. So bist du in der Früh bestens ausgerüstet, da du genau weißt was dich erwartet und kannst dich sofort an die Arbeit machen.

Weiters sind To-do-Listen besonders hilfreich, um den Überblick zu behalten. Sie sind einerseits die Momentaufnahme aller erledigten Aufgaben und bereiten dich andererseits, darauf vor, was noch ansteht. 

Wir haben ein paar Tricks für dich, wie du deine To-do-Liste optimieren kannst, damit du alle Aufgaben, die du dir vornimmst, auch erfolgreich erledigst.

1.       Was ist besser: Analog oder digital?

Es ist prinzipiell egal, ob du deine To-do-Liste auf einen Zettel schreibst, in ein Word-Dokument speicherst oder eine App dafür verwendest. Was zählt ist, dass deine Liste übersichtlich ist. Vergiss nicht, das Ziel deiner To-do-Liste ist es, dir die Arbeit leichter zu machen! Sie hat kaum Vorteile, wenn keine Struktur vorliegt und du deine eigenen Aufgaben nicht entziffern kannst.

2.       Definiere genaue Aufgaben

Anstatt eine Liste von deinen Zielen zu machen, schreibe konkrete Aufgaben auf. Vermeide dabei große Aufgaben wie „Projekt planen“ und Teile sie lieber auf 2-3 kleine Aufgaben auf: „Tätigkeiten zusammenfassen“, „Projektbudget berechnen“ und „Bericht erstellen“.

So bleibst du im Laufe des Arbeitstages motivierter, weil du mehr von deiner Liste streichen kannst. Außerdem kannst du so sicher gehen, dass du keine wichtigen Aufgaben vergisst.

3.       Verwende die Timeboxing Methode

Wenn du regelmäßig nicht alle Aufgaben von deiner To-do-Liste streichen kannst, nimmst du dir zu viel vor! Vergiss nicht, dass dein Arbeitstag zeitlich begrenzt ist.

Timeboxing ist eine Technik des Zeitmanagements, in der Aufgaben Zeitblöcke zugeteilt werden. Sinn und Zweck der Timeboxing Methode ist die To-do-Liste realistisch zu halten. Wenn du deine To-do-Liste schreibst, versuche ungefähr einzuschätzen, wie lange du daran arbeiten wirst und integriere das Zeitintervall in deine Liste.

Es klingt einfacher als es ist. Aber keine Sorge, auch hier macht Übung den Meister. Du wirst mit jeder Liste ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen.

Dein ultimatives Ziel ist es nur jene Aufgaben in deine Liste zu integrieren, die du auch erledigen wirst. Den Rest bewahrst du dir für den nächsten Tag auf. Dies führt uns zum letzten Punkt:

4.       Setze Prioritäten

Nicht jede Aufgabe hat denselben Stellenwert. Das bedeutet die wichtigen Aufgaben bzw. die dringenden Erledigungen kommen ganz oben auf die Liste. Diese müssen am Ende des Tages erledigt sein. Um die restlichen Aufgaben kannst du dich noch im Laufe deiner Arbeitswoche kümmern.

Kleiner Tipp: Markiere die wichtigen Aufgaben in Rot. So stechen Sie in deiner Liste heraus, und du weißt was als erstes dran ist!

Setze Deadlines

Wer von uns prokrastiniert mal nicht? Wir leben in einer Zeit, in der wir ständig abgelenkt werden. Manchmal schweifen wir einfach mit unseren Gedanken ab oder wir verspüren dieses dringende Bedürfnis unser Smartphone zu checken. Das ist völlig normal. Diese Ablenkungen sollten sich allerdings in Grenzen halten, da sonst unser Workflow stark darunter leidet.

Hier ist ein kleiner Tipp für alle Studenten: Smartphone weglegen. Lass es nicht am Tisch liegen. Du wirst ständig das Bedürfnis haben danach zu greifen und deine Nachrichten zu checken.

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Selbstorganisation ist der Prokrastination den Kampf ansagen. Hierbei helfen Deadlines. Eine Deadline ist wie eine kleine Stimme, die dich ständig daran erinnert am Ball zu bleiben und deine Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Du hast bestimmt schon einmal 10 Stunden am Stück gearbeitet, weil am nächsten Tag eine Abgabe war. Durch gute Time Management-Methoden kannst du deinen Stress reduzieren. Deadlines besiegen Prokrastination.  

Messe deinen Zeitaufwand

Der US-amerikanische Ökonom Peter Drucker sagte einst: „You can’t manage what you can’t measure“. Um ein Profi in der Selbstorganisation zu werden, solltest du anfangen deine Arbeitszeit zu verfolgen. Hierfür kannst du eine einfache Excel-Tabelle verwenden. Du kannst aber auch eine Zeiterfassung App wie TimeTrack benutzen, um deine Zeit zu managen. Das Coole an dieser App ist, dass du auch Projekte erstellen, planen und verfolgen kannst. Wenn du also an deinem Fortschritt interessiert bist und sehen willst in welche Aufgaben deine Zeit fließt, dann ist eine App wie TimeTrack genau das Richtige! 

Wenn du regelmäßig deinen geplanten Arbeitsaufwand mit deinem tatsächlichen geleisteten Arbeitsaufwand vergleichst, wirst du deine Stärken und Schwächen erkennen. Es gibt immer Aufgaben, die einem leichter als andere fallen. Wenn man sich dessen bewusst ist, kann man seine Aufgaben und sogar ganze Projekte in Zukunft besser planen.

Dein ultimatives Ziel in der Selbstorganisation ist es eine Arbeitsmethode zu finden, die deine Performance bzw. Produktivität maximiert. Hierzu ein kleiner Reminder. Effizient sein bedeutet nicht mehr arbeiten, um mehr zu erzielen. Effizient sein bedeutet mit möglichst wenig Input, einen maximalen Output zu erzeugen.

Evaluiere deine Fortschritte

Wenn du einmal angefangen hast deinen Arbeitsaufwand zu messen, wirst du nicht mehr so schnell wieder damit aufhören. Du wirst merken, wie du immer effizienter arbeitest, wenn du über mehrere Wochen bzw. Monate deinen Arbeitsaufwand täglich verfolgst.

Du wirst zukünftige Projekte und Aufgaben besser planen können, weil du bereits viel Erfahrung in dem Bereich haben wirst. Das sind Fähigkeiten, die dir nicht nur in der Selbstorganisation helfen werden, sondern auch in einem Team. Wer sich selbst gut managen kann, kann auch andere gut managen.

Achte auf deine Pausen

Arbeit ist gut, Pausen sind besser. Jeder braucht zwischendurch eine kleine Pause, um Energie aufzutanken. Unterschätze sie nicht. Du brauchst Pausen, um effizient zu bleiben und deine Konzentration hoch zu halten.  

Unser Tipp: Plane Pausen sogar in deine To-do-Liste ein, wenn es sein muss. Du kannst dir immer 10 Minuten freinehmen. Wenn du immer noch der Meinung bist, dass du für Pausen keine Zeit hast, bist du wohl doch nicht so ein guter Profi in der Selbstorganisation wie du dachtest.

Beende den Tag mit einer Aktivität, die dir Freude bereitet

Versuche jeden Tag etwas für dich selbst zu machen. Überlege dir etwas für jeden Tag. Du wirst mit positiven Gedanken deinen Tag beenden und viel motivierter in den nächsten starten.

Es wichtig sich Zeit für sich zu nehmen. Egal ob es joggen, lesen, kochen oder Netflix schauen ist. Nimm dir die Auszeit und belohne dich für deinen erfolgreichen Tag. Hobbies und Freizeitaktivitäten gehören genauso in den Prozess der Selbstorganisation dazu, wie deine Aufgaben in der Arbeit. 

Probiere es aus

Nun ist es Zeit, dass du dich selbst auf den Weg in die Selbstorganisation machst. Vergiss nicht, Übung macht den Meister. Du wirst zu Beginn wahrscheinlich nicht alle Aufgaben von deinem To-do-Listen streichen können oder denken, dass du nicht effizient genug arbeitest. Das bedeutet nicht, dass du aufgeben sollst. Da muss jeder durch.

Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung worauf du achten sollst:

•    Schreibe eine übersichtliche To-do-Liste
•    Plane deinen Zeitaufwand
•    Fange an deine Zeit zu messen, um deine Fortschritte zu verfolgen
•    Finde eine App, die dich in deiner Arbeit unterstützt – vielleicht findest du ja was in dieser Liste: Top 20 Online Zeiterfassung Tools
•    Bekämpfe Prokrastination mit persönlichen Deadlines und bleibe am Ball
•    Achte darauf, dass du deine Pausen einhältst und nimm dir immer Zeit für dich am Ende des Tages

Es gibt zwar kein perfektes Rezept für die Selbstorganisation, aber wenn du diese Punkte befolgst, bist du sicher nah dran.